用 AI 把每周例会录音变成纪要和待办：一次真实落地复盘

背景：每周 2 小时的录音黑洞

我们组每周一开例会，时长约 90 分钟，全程录音。过去这些录音录完就躺进网盘，谁也不听第二遍。要写纪要，得有人边听边记，再手动整理成待办，往往拖到周三才发出来。这次我试着用 AI 把这条链路压缩到 15 分钟。

第一步：把录音转成文字

录音文件先用转写工具（如本地的 whisper 或在线转写）导出带时间戳的文本。关键要求：保留说话人区分。我们得到一份约 1.2 万字的逐字稿，噪音不小，但信息全在。

第二步：让 AI 做第一次提炼

把逐字稿整段丢给模型，给一个明确的结构约束：

请从以下会议记录中提取：① 本周已完成的 3 件事；② 下周要做的待办（带负责人）；③ 存在的 2 个风险；④ 需要跨组协调的 1 个问题。不要扩写，只基于原文。

这一步把 1.2 万字压成了不到 400 字的结构化摘要，且每一条都能在原文里对上。

第三步：人工只做「校验」不做「重写」

我花 5 分钟核对：负责人名字有没有张冠李戴、待办有没有漏掉会上明确说过的点。发现模型把「由运维跟进」误写成「由产品跟进」，改了一个词。这就是人工该干的事——确认，而不是从零写。

第四步：自动分发

定稿的待办直接复制进团队的协作工具，风险项单独建了一张跟踪卡。纪要当天中午就发到了群里，比过去快了两天。

复盘：省时间的关键不在模型多强

• 转写质量决定上限：说话人分不清，后面全白搭，所以第一步不能省。
• 结构约束比「帮我整理一下」有效十倍：模型知道你要什么格式，就不会自由发挥。
• 人工定位在「纠错」而非「创作」：把人从重复劳动里解放，而不是完全甩手。

落地三个月，例会纪要从「拖三天」变成「当天出」，团队对会议结论的回头率也高了不少。这条链路不难复制，核心是把录音、转写、提炼、分发四段各自选对工具串起来。